Cas d'usage de la facturation électronique : comprendre les pratiques

Qu'est-ce qu'un cas d'usage en facturation électronique ?

Un cas d'usage, c'est une situation concrète de facturation. Un client qui verse un acompte avant une livraison. Un collaborateur qui avance des frais de déplacement. Un sous-traitant payé directement par le client final. Ces situations existent depuis toujours dans les entreprises. Elles n'ont rien de nouveau.

Ce qui change avec la réforme de la facturation électronique, c'est que chacune de ces situations doit désormais être traitée selon des règles techniques précises : quel format de données utiliser, quelles informations transmettre, à qui, dans quel ordre, avec quels statuts.

La commission AFNOR a publié la norme XP Z12-014 pour cartographier ces situations. La version initiale (juin 2025) recensait 36 cas d'usage. La version 1.2 (octobre 2025) en compte 42, couvrant les scénarios B2B applicables dans le cadre de la réforme.

Ces 42 cas vont du plus générique — la facturation B2B standard entre deux entreprises assujetties à la TVA — au plus pointu, comme la gestion des sociétés de barter ou les factures soumises au secret professionnel. Ce sont, en quelque sorte, les fiches techniques de la facturation telle qu'elle se pratique réellement dans les entreprises françaises.

Un point important : chaque plateforme agréée décide quels cas d'usage elle prend en charge. Toutes ne couvrent pas les 42 scénarios. Identifier ses propres cas d'usage avant de choisir sa plateforme agréée n'est donc pas un exercice théorique — c'est un préalable indispensable.

Les cas d'usage courants : le quotidien de toutes les entreprises

Certains cas d'usage concernent la quasi-totalité des entreprises, quel que soit leur secteur d'activité. Ce sont les briques de base de la facturation.

Facturation B2B standard

Le socle de la réforme : une entreprise assujettie à la TVA en France émet une facture à destination d'une autre entreprise assujettie en France. La facture doit être établie dans un format structuré (UBL, CII ou Factur-X) et transiter par une plateforme agréée. C'est le cas d'usage le plus simple et le plus fréquent.

Acomptes et facture finale

Dès qu'un client verse un acompte, le fournisseur doit émettre une facture d'acompte. La TVA est due au moment du paiement de cet acompte, qu'il porte sur des biens ou des services.

La difficulté apparaît à l'émission de la facture finale. Pour éviter une double imposition, la norme prévoit un mécanisme précis : la facture finale reprend 100 % de la prestation, puis intègre des lignes négatives correspondant à chaque acompte déjà facturé. Chaque ligne de reprise référence explicitement la facture d'acompte d'origine.

Ce mécanisme garantit la cohérence du pré-remplissage TVA côté administration. Sans lui, l'entreprise devrait corriger manuellement sa déclaration.

Avoirs et factures rectificatives

En cas d'erreur sur une facture, deux options s'offrent au fournisseur : émettre une facture rectificative qui corrige les données erronées, ou émettre un avoir annulant la facture initiale, suivi d'une nouvelle facture. Dans les deux cas, le flux transite par la plateforme agréée selon les mêmes règles que la facture d'origine.

Factures mixtes et paiements échelonnés

Quand une facture porte à la fois sur une vente de marchandises et une prestation de services — un costume et sa retouche, par exemple — le régime TVA de l'opération principale s'applique à l'ensemble de la ligne.

Les paiements mensuels constituent un autre cas courant : l'entreprise paie des mensualités fixes (électricité, abonnement) puis reçoit une facture de régularisation annuelle. La norme encadre ce flux d'échéancier pour que chaque échéance et la régularisation soient correctement tracées.

Tiers et intermédiaires : les cas d'usage à plus de deux acteurs

La facturation ne se résume pas toujours à un échange entre un fournisseur et un client. De nombreuses situations impliquent un troisième acteur dans la chaîne, ce qui complexifie le circuit des factures et des paiements.

Tiers payeur et affacturage

Il arrive qu'un tiers règle la facture à la place de l'acheteur. C'est le cas dans les groupes d'entreprises où une entité centralise la trésorerie, ou encore dans l'affacturage, où un organisme financier rachète les créances du fournisseur.

Exemple concret : une PME cède ses factures à un affactureur. L'acheteur est notifié que le paiement doit être adressé à l'affactureur et non plus au fournisseur initial. La facture doit identifier ce changement de bénéficiaire, et les statuts de cycle de vie (notamment le statut « encaissée ») doivent refléter la réalité du paiement.

Sous-traitance et co-traitance

Situation typique du BTP : un maître d'ouvrage confie un marché à une entreprise titulaire, qui sous-traite une partie des travaux. Le client final peut être amené à payer directement le sous-traitant (paiement direct), ce qui crée un circuit de facturation à trois acteurs.

La co-traitance ajoute une couche supplémentaire : plusieurs entreprises forment un groupement pour répondre à un marché. Un mandataire centralise les factures des co-traitants, les vise, puis les transmet au client final.

Auto-facturation et mandat de facturation

Dans certaines relations commerciales, c'est l'acheteur qui crée la facture au nom et pour le compte du vendeur. Ce mécanisme suppose un mandat de facturation signé entre les deux parties.

Le flux est alors inversé : la plateforme agréée de l'acheteur joue le rôle de plateforme d'émission. Le vendeur reçoit la facture sur sa propre plateforme agréée et peut, en théorie, la refuser si elle ne correspond pas à la réalité de la livraison. Le statut « encaissée » reste cependant toujours du côté du vendeur, qui déclare l'encaissement quand il reçoit le paiement.

Marketplaces et intermédiaires de paiement

Quand une vente transite par une marketplace, les fonds passent d'abord par l'intermédiaire de paiement avant d'être reversés au vendeur. La norme distingue deux variantes : l'intermédiaire qui gère uniquement le flux financier (cas 17a), et celui qui cumule le rôle de payeur et de mandataire de facturation, émettant la facture au nom du vendeur (cas 17b).

Frais collaborateurs : le cas d'usage que toutes les entreprises rencontrent

Les notes de frais sont probablement le cas d'usage le plus universel après la facturation B2B standard. Deux scénarios coexistent, et la distinction est essentielle.

Facture au nom de l'entreprise (flux B2B)

Le collaborateur effectue un achat professionnel — fournitures, repas, transport — et demande au vendeur une facture au nom de son entreprise, en fournissant le SIREN et l'adresse de facturation électronique.

Le vendeur émet alors une facture B2B classique via sa plateforme agréée. Particularité : le montant net à payer est de zéro, puisque le collaborateur a déjà réglé en caisse. L'entreprise rembourse ensuite son collaborateur en interne.

Ce circuit est le plus propre du point de vue de la réforme : la facture est structurée, la TVA est tracée, et l'entreprise peut exercer son droit à déduction dans les conditions habituelles.

Ticket de caisse au nom du collaborateur (flux B2C)

Plus fréquent dans les faits : le collaborateur paie et reçoit un ticket de caisse ou une facture à son propre nom. Le vendeur traite cette vente comme du B2C et la déclare via e-reporting.

Le collaborateur transmet ensuite ce justificatif à son entreprise pour se faire rembourser. Si l'entreprise souhaite obtenir une facture à son nom, elle peut demander au vendeur de convertir la transaction en facture B2B a posteriori. Attention cependant : cette conversion doit éviter tout double décompte de TVA, puisque la vente a déjà été déclarée en e-reporting B2C.

Carte logée et carte d'achat

Quand l'entreprise met à disposition de ses collaborateurs une carte de paiement centralisée (voyages, déplacements), la facture est traitée comme une facture déjà payée par l'acheteur. Le flux est similaire au cas B2B standard, avec la particularité que le paiement est effectué directement par l'entreprise via sa solution de paiement centralisée.

Cas d'usage hors e-invoicing : B2C, international et secteur public

Tous les cas d'usage ne relèvent pas de la facturation électronique au sens strict (e-invoicing). Certains tombent dans le champ du e-reporting, avec des règles différentes.

Ventes aux particuliers (B2C)

Les ventes aux particuliers ne sont pas soumises à l'obligation de facture électronique. En revanche, elles font l'objet d'un e-reporting : l'entreprise transmet à l'administration des données cumulées par jour, ventilées par taux de TVA (bases HT et montants de TVA).

Ce cas d'usage concerne directement les commerçants, e-commerçants, artisans et professions libérales qui facturent des particuliers. La fréquence de transmission est déterminée par le régime TVA de l'entreprise.

Opérations internationales et intracommunautaires

Les ventes à l'export et les livraisons intracommunautaires échappent à l'e-invoicing mais sont soumises au e-reporting. Les données à transmettre sont similaires à celles d'une facture électronique, à la différence que le client est identifié par son numéro de TVA intracommunautaire ou un identifiant étranger (pas de SIREN).

Point notable : le e-reporting n'impose aucune contrainte de format. Contrairement à l'e-invoicing B2B domestique, où les formats UBL, CII et Factur-X sont obligatoires, les entreprises sont libres du format pour leurs déclarations internationales.

Secteur public (B2G)

La facturation électronique vers le secteur public existe depuis 2017 via Chorus Pro. Dans le cadre de la réforme, deux options coexistent : déposer directement sur Chorus Pro (portail, API ou EDI) ou passer par une plateforme agréée raccordée à Chorus Pro, ce qui permet d'unifier les flux B2B et B2G dans un seul outil.

Cas d'usage sectoriels : des règles adaptées à certains métiers

Plusieurs cas d'usage de la norme AFNOR s'adressent à des secteurs spécifiques. Sans entrer dans le détail de chacun, voici les principaux à connaître.

Restauration. Les notes de restaurant bénéficient d'une dispense d'identification du client en dessous de 150 € TTC. La vente est traitée en B2C via e-reporting, mais une conversion en facture B2B reste possible a posteriori si le client professionnel en fait la demande.

Transport et péages. Les reçus de péage font l'objet d'une tolérance : ils sont déclarés via e-reporting B2C, même lorsque l'acheteur est un assujetti à la TVA.

Édition. Les notes d'auteur obéissent à des règles particulières selon que l'éditeur effectue ou non la retenue à la source de la TVA pour le compte de l'auteur.

Biens d'occasion et agences de voyage. Le régime de la marge bénéficiaire s'applique : la TVA n'apparaît pas sur la facture mais doit être déclarée via e-reporting.

Professions réglementées. Pour préserver le secret professionnel (avocats, médecins, notaires), la norme autorise l'utilisation de libellés génériques dans les lignes de facture. Les données transmises à l'administration ne compromettent pas la confidentialité.

Commerce et tourisme. La gestion de la détaxe fait l'objet d'un cas d'usage spécifique : le e-reporting initial est corrigé lorsque le client valide son passage en douane et obtient le remboursement de la TVA.

Si votre activité relève de l'un de ces secteurs, vérifiez que votre plateforme agréée gère les cas correspondants. Le détail complet figure dans la norme AFNOR XP Z12-014 et les spécifications externes disponibles sur impots.gouv.fr.

Pour les passionnés : les cas d'usage que même votre expert-comptable ne connaît pas encore

La norme AFNOR réserve quelques curiosités qui valent le détour. Ces cas d'usage sont rares, mais ils existent, et si vous êtes concerné, votre plateforme agréée devra les gérer.

Arrhes vs acomptes. Les arrhes ne sont pas des acomptes. Juridiquement, les arrhes constituent une indemnité de dédit : si le client annule, il perd la somme versée ; si le vendeur annule, il rembourse le double. Conséquence fiscale : les arrhes sont hors champ TVA, contrairement aux acomptes qui déclenchent immédiatement l'exigibilité. La norme les traite donc très différemment.

Bons et cartes cadeaux. Le traitement TVA dépend du type de bon. Un bon à usage unique (utilisable pour un seul type de bien ou service, dans un seul pays, à un seul taux de TVA) déclenche la TVA dès son émission. Un bon à usages multiples ne déclenche la TVA qu'au moment de son utilisation effective. Simple en théorie, redoutable en pratique.

Sociétés de barter. Le barter, c'est l'échange de biens ou de services entre entreprises sans transaction monétaire (ou presque), via un intermédiaire spécialisé. Oui, ça se pratique encore, et oui, c'est normé.

Assujetti unique (groupe TVA). Plusieurs sociétés d'un même groupe peuvent opter pour un numéro de TVA unique. La facturation entre les membres du groupe obéit alors à des règles spécifiques, puisqu'ils partagent un même SIREN d'assujetti unique.

Netting et compensation. Quand deux entreprises sont à la fois clientes et fournisseuses l'une de l'autre, la tentation est grande de compenser les montants. La norme interdit les lignes négatives de « vente inversée » : deux factures distinctes sont obligatoires, le solde étant réglé par compensation.

Sociétés en participation. Pas de personnalité morale, pas de SIREN propre. Un membre de la société en participation facture pour le compte de tous les autres. Un cas de niche, mais que la norme a pris le soin de couvrir.

Comment identifier les cas d'usage qui vous concernent ?

La démarche tient en trois étapes.