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Factur-X : comprendre le format hybride PDF/XML favorisé par les PME

Parmi les trois formats acceptés par l'administration fiscale, Factur-X se distingue par son approche hybride qui combine lisibilité humaine et exploitation informatique. Mais concrètement, comment fonctionne Factur-X ? Et surtout, comment générer une facture dans ce format ?

Ilan Lemos·20 janvier 2025·7 min de lecture

Qu'est-ce que le format Factur-X ?

Factur-X est un format de facture électronique né d'une collaboration franco-allemande. La particularité de Factur-X réside dans sa nature hybride : une facture Factur-X est un fichier PDF/A-3 qui contient, à l'intérieur même du document, un fichier XML structuré.

Autrement dit, le même fichier peut être lu par un humain (via le PDF) et traité automatiquement par un logiciel comptable (via le XML). Cette double fonction élimine le besoin d'envoyer deux fichiers séparés.

Concrètement, lorsque vous ouvrez une facture Factur-X avec un lecteur PDF standard, vous voyez une facture classique avec son en-tête, ses lignes de produits et son total. Mais si vous utilisez un logiciel compatible, celui-ci peut extraire directement les données du fichier XML intégré pour comptabiliser automatiquement la facture, sans aucune saisie manuelle.

Autres formats

Pour comprendre les différences entre Factur-X et les deux autres formats acceptés (UBL et CII), consultez notre guide complet sur les formats de facture électronique

Comment fonctionne le format hybride PDF + XML ?

Factur-X repose sur une architecture technique précise :

Le fichier PDF/A-3 joue le rôle de conteneur visible
Le fichier XML constitue la couche de données structurées exploitables par les machines

La couche PDF/A-3

Le PDF/A-3 est une variante du format PDF spécialement conçue pour l'archivage à long terme. Contrairement à un PDF ordinaire, le PDF/A-3 garantit que le document restera lisible dans le temps, sans dépendance à des polices ou des ressources externes. Surtout, il autorise l'intégration de fichiers annexes — une fonctionnalité dont Factur-X tire parti pour y inclure le XML.

Cette couche PDF affiche la facture sous sa forme traditionnelle : logo de l'entreprise, coordonnées, tableau des prestations, montants HT/TTC. Elle assure la lisibilité humaine et sert de preuve légale en cas de litige.

La couche XML

Le XML (eXtensible Markup Language) est un langage informatique qui structure l'information sous forme de balises hiérarchiques. Dans une facture Factur-X, le fichier XML contient exactement les mêmes informations que le PDF, mais organisées de manière à ce qu'un logiciel puisse les lire automatiquement.

Ce code est généré automatiquement par le logiciel de facturation lors de la création de la facture — l'émetteur n'a jamais à manipuler directement le XML.

Le XML se base sur la norme UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII), qui définit précisément quels champs doivent être renseignés et comment les structurer. Cette standardisation garantit que toutes les factures Factur-X peuvent être lues par n'importe quel logiciel compatible.

L'intégration technique

Lorsqu'un logiciel crée une facture Factur-X, il génère simultanément le PDF visible et le fichier XML. Ce dernier est ensuite « embarqué » à l'intérieur du PDF/A-3 grâce à une fonctionnalité technique appelée « fichier attaché ». Le fichier XML reste invisible pour l'utilisateur humain qui ouvre le PDF, mais un logiciel compatible sait où le chercher et comment l'extraire pour traitement automatique.

Cette architecture présente un avantage majeur : la facture reste un fichier unique, facile à envoyer, stocker et archiver.

Les 5 profils Factur-X : quel niveau de détail choisir ?

Factur-X propose cinq profils qui définissent le niveau de détail des données contenues dans le fichier XML. Chaque profil répond à des besoins spécifiques selon la complexité des opérations et le degré d'automatisation souhaité.

Minimum

Contenu XMLNuméro de facture, date, montant total TTC

Usage recommandéTrès petites structures, transactions simples

Basic WL

Contenu XMLBases HT et montants TVA par taux (sans lignes)

Usage recommandéFactures récapitulatives

Basic

Contenu XMLDétail complet ligne par ligne (description, quantité, prix, TVA)

Usage recommandéPME — automatisation comptable standard

EN 16931 (Comfort)

Contenu XMLNorme européenne complète + références commande, codes articles, modalités paiement

Usage recommandéÉchanges européens, workflows d'approbation

Extended

Contenu XMLDonnées métier spécifiques (logistique, BTP, etc.)

Usage recommandéGrandes entreprises, intégration ERP avancée

Profil	Contenu XML	Usage recommandé
Minimum	Numéro de facture, date, montant total TTC	Très petites structures, transactions simples
Basic WL	Bases HT et montants TVA par taux (sans lignes)	Factures récapitulatives
Basic	Détail complet ligne par ligne (description, quantité, prix, TVA)	PME — automatisation comptable standard
EN 16931 (Comfort)	Norme européenne complète + références commande, codes articles, modalités paiement	Échanges européens, workflows d'approbation
Extended	Données métier spécifiques (logistique, BTP, etc.)	Grandes entreprises, intégration ERP avancée

Profil recommandé

Pour la grande majorité des entreprises concernées par la réforme 2026, les profils Basic et EN 16931 couvrent l'ensemble des besoins

Est-ce que Factur-X est obligatoire ?

Non, Factur-X n'est pas un format obligatoire. La réglementation française impose uniquement que les factures électroniques soient émises dans un format structuré parmi les trois acceptés : UBL, CII ou Factur-X. Les entreprises et leurs plateformes agréées sont libres de choisir le format qui leur convient.

Cependant, Factur-X présente un avantage technique non négligeable : il est le plus simple à mettre en œuvre pour les entreprises qui débutent dans la facturation électronique. Contrairement aux formats UBL et CII qui ne produisent que des fichiers XML purs (illisibles pour un humain sans logiciel spécialisé), Factur-X génère un PDF classique que n'importe qui peut ouvrir et lire.

Ce qui est réellement obligatoire, c'est que la facture électronique transite par une plateforme agréée et contienne les mentions obligatoires dans des champs structurés. Le format utilisé reste un choix technique laissé aux entreprises.

Obligations et calendrier

Pour mieux comprendre qui est concerné, consultez notre page dédiée à l'obligation de facture électronique ainsi qu'au calendrier 2026-2027

Comment générer une facture Factur-X ?

La génération d'une facture au format Factur-X se fait entièrement par votre logiciel de facturation ou de comptabilité. Vous n'avez jamais à manipuler directement le code XML ou à effectuer des conversions manuelles.

Étape 1/5

Choisir un logiciel compatible Factur-X

1/5

Équipez-vous d'un logiciel de facturation ou d'un ERP qui supporte nativement le format Factur-X. Vérifiez que le logiciel précise bien « compatible Factur-X » dans ses spécifications techniques.

Étape 2/5

Paramétrer les informations de votre entreprise

2/5

Renseignez dans les paramètres les données obligatoires : SIREN, numéro de TVA intracommunautaire, adresse complète, IBAN bancaire et code pays (FR).

Étape 3/5

Sélectionner le profil Factur-X approprié

3/5

Choisissez le profil adapté (Basic, EN 16931, etc.). En cas de doute, optez pour EN 16931 qui offre un bon équilibre entre simplicité et exhaustivité.

Étape 4/5

Créer votre facture normalement

4/5

Saisissez le client, ajoutez les lignes de produits ou services. Le logiciel génère simultanément le PDF visible et le fichier XML structuré selon le profil choisi.

Étape 5/5

Transmission via plateforme agréée

5/5

Une fois validée, la facture est transmise à votre plateforme agréée qui se charge de l'acheminer vers le destinataire et de transmettre les données à l'administration fiscale.

Pourquoi Factur-X convient particulièrement aux PME

Factur-X a été conçu dès l'origine avec un objectif précis : offrir aux petites et moyennes entreprises un format de facturation électronique simple à adopter.

Adoption progressive

Les factures conservent leur apparence familière de document PDF. L'automatisation se fait en arrière-plan via le XML, sans perturber les processus existants.

Compatibilité logiciels

La majorité des logiciels de gestion français (EBP, Sage, Cegid, Pennylane, Axonaut) supportent Factur-X. Une simple mise à jour suffit généralement.

Interopérabilité européenne

Factur-X respecte la norme EN 16931, garantissant son acceptation dans tous les pays de l'UE ayant mis en place la facturation électronique.

Réduction des erreurs

L'automatisation du XML élimine les ressaisies manuelles, source majeure d'erreurs comptables. Gain de fiabilité considérable.

Coût maîtrisé

Le support Factur-X est proposé sans surcoût par la plupart des éditeurs. Des solutions gratuites existent pour les TPE et micro-entreprises.

Factur-X 1.08 : la version à jour pour 2026

La version 1.08 de Factur-X (appelée ZUGFeRD 2.4 en Allemagne) a été publiée en janvier 2026 par le FNFE-MPE. Cette mise à jour technique aligne le format sur les exigences de la réforme française avec trois évolutions majeures.

Actualisation des codes fiscaux

Intégration des dernières listes de codes TVA conformes à la norme EN 16931
Ajout des codes VATEX pour indiquer les raisons d'exonération de TVA
Couverture complète de toutes les situations fiscales françaises dans le XML

Nouveaux champs obligatoires intégrés

Numéro SIREN du client
Catégorie d'opération (vente / prestation de services / mixte)
Mention de l'option TVA sur les débits (si applicable)
Adresse de livraison complète (si différente de l'adresse de facturation)

Documentation enrichie

Le FNFE-MPE met à disposition sur son site officiel (fnfe-mpe.org) un dossier complet en français, allemand et anglais : spécifications techniques, exemples de fichiers Factur-X 1.08, et guides d'implémentation pour les développeurs.

Factur-X est né en 2017 d'une collaboration franco-allemande entre le Forum National de la Facture Électronique et l'organisme allemand FeRD. L'objectif était de créer un format de facturation électronique compatible avec la norme européenne EN 16931, tout en répondant aux besoins spécifiques des PME des deux pays.

Il est en théorie possible de convertir un document PDF en facture Factur-X, en extrayant les informations obligatoires pour les intégrer au fichier XML. C'est une opération complexe qui pourrait nécessiter une intervention humaine. Comme la réforme facture électronique n'est pas rétroactive, vous n'avez aucune obligation de convertir vos factures PDF en format Factur-X.

Oui, c'est justement l'un des avantages majeurs de Factur-X. Votre client peut ouvrir le fichier avec n'importe quel lecteur PDF gratuit (Adobe Reader, navigateur web, etc.) et voir la facture sous sa forme classique. Le fichier XML reste invisible pour lui, mais son logiciel comptable pourra l'extraire automatiquement s'il est compatible.

Non, aucune copie papier n'est nécessaire ni même recommandée. La facture Factur-X au format PDF/A-3 constitue l'original légal et répond aux obligations d'archivage à long terme. Imprimer vos factures Factur-X créerait même une incohérence, puisque la version papier ne contiendrait pas le fichier XML qui fait foi auprès de l'administration.