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Guide FEG | Pratique

Comment convertir un PDF en facture électronique : guide pratique

Vous facturez en PDF et vous cherchez à rendre vos documents conformes à la réforme de la facturation électronique ? Avant de vous lancer dans une conversion hasardeuse, sachez que la réponse dépend de votre situation.
Ilan Lemos
Ilan Lemos7 min de lecture

Y a-t-il un intérêt à convertir ses factures PDF en facture électronique ?

Techniquement c'est possible, mais la pertinence dépend de ce que vous cherchez à faire.

Un PDF classique est un document statique. Il ne contient aucune donnée structurée exploitable par une machine : pas de champ XML, pas de métadonnées normées. Or, depuis la réforme de la facturation électronique, une facture conforme doit remplir trois conditions :

  • Être émise dans un format structuré reconnu : Factur-X, UBL ou CII.
  • Transiter par une plateforme agréée immatriculée par la DGFiP.
  • Contenir l'ensemble des mentions obligatoires, dont quatre nouvelles : le numéro SIREN du client, la catégorie de l'opération, la mention d'option TVA sur les débits et l'adresse de livraison si différente de l'adresse de facturation.

Un PDF envoyé par email ne remplit aucune de ces conditions. La question de la conversion se pose donc différemment selon qu'on parle de factures passées ou futures.

Le cas des factures antérieures à la réforme

Si vous souhaitez numériser vos anciennes factures pour centraliser vos archives dans un même système, la conversion via OCR est une démarche pertinente. Aucune obligation légale ne vous impose de transformer vos factures antérieures à septembre 2026 en factures électroniques conformes. La réforme n'est pas rétroactive.

En revanche, disposer d'un historique numérisé facilite la recherche, le classement et la conservation de vos documents comptables. C'est un choix d'organisation, pas une contrainte réglementaire.

Le cas des factures post-réforme

Pour les factures émises après l'entrée en vigueur de la réforme, la conversion automatique d'un PDF en facture électronique conforme est pratiquement impossible. Les nouveaux champs obligatoires (SIREN client, catégorie d'opération) n'existent tout simplement pas dans votre PDF d'origine. Aucun outil de conversion ne peut inventer ces données. La resaisie manuelle reste une option de secours, mais elle est chronophage et source d'erreurs.

L'OCR appliquée à la facturation : comment ça marche

L'OCR (Optical Character Recognition, ou reconnaissance optique de caractères) est une technologie qui extrait le texte contenu dans un document scanné ou un fichier PDF. Appliquée à la facturation, elle fonctionne en plusieurs étapes :

1
Étape 1/4

Numérisation ou import du document PDF

Le document PDF ou scanné est chargé dans l'outil OCR pour traitement.

2
Étape 2/4

Analyse de l'image

L'outil identifie les zones de texte, les tableaux et les montants présents dans le document.

3
Étape 3/4

Extraction des données

Les informations clés sont extraites : numéro de facture, date, montant HT/TTC, TVA, coordonnées fournisseur et client.

4
Étape 4/4

Structuration des données

Les données extraites sont formatées dans un format exploitable : écriture comptable, CSV, export vers un logiciel.

Les solutions les plus avancées intègrent de l'intelligence artificielle et du machine learning pour améliorer leur précision au fil du temps. Elles apprennent à reconnaître les mises en page récurrentes de vos fournisseurs.

Points de vigilance : la précision dépend fortement de la qualité du document source. Les scans de mauvaise qualité, les polices atypiques ou les mises en page inhabituelles peuvent générer des erreurs. Une validation humaine reste nécessaire, surtout sur les premières utilisations.

3 solutions OCR pour dématérialiser vos factures

Si vous souhaitez numériser votre historique de factures, plusieurs solutions OCR sont disponibles sur le marché français. Voici trois outils reconnus, adaptés à différents profils d'entreprise.

Dext

Cabinets comptables & PME

Leader français de l'extraction de données comptables. Utilisé par plus de 12 000 cabinets et 750 000 entreprises, avec une précision annoncée de 99 %. Prend en charge factures fournisseurs, notes de frais et relevés bancaires. Intègre une conversion en Factur-X, particulièrement adapté dans le contexte de la réforme.

Yooz

ETI & Grands comptes

Spécialisé dans l'automatisation du traitement des factures fournisseurs. Combine OCR et intelligence artificielle avec du machine learning qui améliore la précision au fil des documents traités. Conçu pour s'intégrer aux ERP et logiciels comptables existants.

iPaidThat

TPE & Indépendants

Solution française conçue pour les TPE, indépendants et petites structures. Il suffit de photographier ou d'importer un PDF pour extraire automatiquement les données et préparer les écritures comptables. Accessible pour numériser un volume modeste de factures sans outil complexe.

Facture post-réforme en PDF : que faire ?

Vous avez généré une facture au format PDF après septembre 2026 et vous réalisez qu'elle n'est pas conforme ? La situation n'est pas idéale, mais des solutions de dépannage existent.

La conversion automatique est exclue : les outils OCR peuvent extraire les données visibles sur votre PDF, mais ils ne peuvent pas ajouter les champs obligatoires qui n'y figurent pas (SIREN du client, catégorie de l'opération, mention TVA sur les débits). Ces informations doivent être saisies manuellement.

Une option de secours consiste à utiliser un générateur de factures électroniques conformes pour ressaisir les données de la facture en y ajoutant les mentions manquantes. Le générateur produira un fichier au format Factur-X, UBL ou CII que vous pourrez ensuite déposer sur votre plateforme agréée.

Cette méthode est un dépannage, pas un mode de fonctionnement

  • Si vous convertissez régulièrement des PDF en factures conformes, c'est que votre processus de facturation doit être revu.
  • La bonne pratique est de créer vos factures directement dans un outil conforme.

La bonne pratique : créer directement au bon format

Plutôt que de chercher à convertir après coup, la démarche la plus efficace est de créer vos factures directement dans un outil conforme à la réforme. Un logiciel de facturation connecté à une plateforme agréée génère nativement des factures au format structuré (Factur-X, UBL ou CII) avec l'ensemble des mentions obligatoires. La réforme n'est pas rétroactive : seules les factures émises à partir de septembre 2026 sont concernées.

Le rôle de la plateforme agréée

La plateforme agréée est un opérateur immatriculé par la DGFiP. Elle assure l'émission, la transmission et la réception de vos factures électroniques. Concrètement, vous créez votre facture dans l'interface de la plateforme (ou dans un logiciel connecté), et elle se charge de générer le fichier au bon format, de vérifier sa conformité et de le transmettre à la plateforme de votre client.

La conversion automatique entre plateformes

Un avantage méconnu du système : vous n'avez pas besoin d'utiliser le même format que votre client. Si vous émettez en Factur-X et que la plateforme de votre client attend du UBL, la conversion se fait automatiquement entre les deux plateformes agréées. C'est précisément l'un des rôles des plateformes : assurer l'interopérabilité des formats sans intervention de votre part.

Non. La réforme de la facturation électronique n'est pas rétroactive. Les factures émises avant septembre 2026 ne sont pas concernées par l'obligation de format structuré. Vous pouvez toutefois numériser votre historique via un outil OCR pour centraliser vos archives comptables dans un même système, mais c'est un choix d'organisation, pas une obligation légale.
Des outils de conversion existent, mais le résultat n'est pas garanti. L'OCR peut extraire les données visibles d'un PDF, mais ne peut pas ajouter les champs obligatoires absents du document d'origine (SIREN client, catégorie d'opération). Pour les nouvelles factures, il est préférable de les créer directement dans un logiciel conforme.
L'OCR (Optical Character Recognition) est une technologie qui convertit le texte d'un document scanné ou PDF en données exploitables. Appliquée aux factures, elle extrait automatiquement les montants, dates, numéros et coordonnées. Les solutions modernes intègrent de l'IA pour améliorer la précision, mais une validation humaine reste recommandée.
Un PDF est un document statique, l'équivalent numérique d'une facture papier. Une facture électronique conforme contient des données XML structurées (montants, TVA, SIREN) lisibles par les machines et doit obligatoirement transiter par une plateforme agréée. Le simple envoi d'un PDF par email n'est pas considéré comme une facture électronique au sens de la réforme.